Co grozi za naruszenie przepisów RODO? Fakty, których wielu przedsiębiorców woli nie znać

Jeśli prowadzisz firmę, masz dostęp do danych klientów, kontrahentów lub pracowników. Wiesz, że RODO obowiązuje. Ale czy naprawdę wiesz, co grozi za złamanie tych przepisów?

Kary za naruszenie przepisów RODO potrafią sięgać milionów euro. Brzmi jak przesada? Niestety, to codzienność dla wielu firm w Polsce i Europie – także tych małych. Dlatego ten tekst nie ma Cię straszyć. Ma Cię uzbroić w wiedzę, dzięki której unikniesz kosztownych błędów i ochronisz swoją markę.

Czym właściwie jest naruszenie RODO?

Naruszeniem może być zarówno świadome działanie, jak i nieumyślna luka w systemie. Przykłady z życia?

• Pracownik przypadkiem wysyła maila z danymi do złego odbiorcy.
• Firma przechowuje dane klientów z 2014 roku, choć dawno nie mają podstawy prawnej.
• Brak szyfrowania lub zabezpieczeń dostępu.
• Zbyt ogólna zgoda marketingowa lub jej brak.

Wszystko to może być uznane za naruszenie przepisów RODO – a konsekwencje mogą być poważniejsze, niż się wydaje.

Jakie kary przewiduje RODO?

Zgodnie z art. 83 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), możliwe są dwie kategorie kar finansowych:

• Do 10 milionów euro lub 2% rocznego obrotu – za naruszenia dotyczące zabezpieczeń, obowiązku zgłaszania naruszenia czy prowadzenia rejestru.
• Do 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu – za naruszenia podstawowych zasad przetwarzania danych (np. brak zgody, niedozwolony cel).

Kara zależy od wielu czynników: skali naruszenia, czasu jego trwania, liczby osób, których dotyczy, oraz tego, czy firma współpracuje z organem nadzorczym.

Przykłady realnych kar w Polsce i Europie

• Morele.net – 2,8 mln zł za niewystarczające zabezpieczenia danych klientów w 2020 r.
• ClickQuickNow – 2019 r., kara 200 tys. zł za brak możliwości skutecznego wycofania zgody marketingowej.
• British Airways – wstępnie ponad 200 mln funtów za wyciek danych 500 000 klientów (ostatecznie zmniejszona do 20 mln funtów).

Co grozi oprócz kary finansowej?

1. Utrata reputacji

W dobie social mediów wyciek danych rozchodzi się błyskawicznie. Zaufanie klientów buduje się latami, ale można je stracić w jeden dzień.

2. Roszczenia od klientów

Każda osoba, której dane zostały naruszone, może żądać odszkodowania za poniesioną szkodę.

3. Nakaz zaprzestania działalności

W skrajnych przypadkach organ nadzorczy może wstrzymać określone działania firmy – np. kampanie marketingowe lub przetwarzanie danych.

Co możesz zrobić, by uniknąć kary za RODO?

1. Regularnie przeprowadzaj audyt ochrony danych

Sprawdź, czy masz podstawy prawne do przetwarzania danych, jak je przechowujesz i kto ma do nich dostęp.

2. Zadbaj o politykę prywatności i dokumentację

Polityka prywatności to nie formalność – to tarcza ochronna. Dobrze napisana, zrozumiała i dopasowana do Twojej działalności potrafi uchronić Cię przed poważnymi konsekwencjami.

3. Edukuj zespół

Najwięcej błędów RODO wynika z braku wiedzy – nie ze złej woli. Regularne szkolenia, checklisty i przypomnienia mogą drastycznie zmniejszyć ryzyko.

4. Zlecaj niszczenie dokumentów profesjonalistom

Stare dokumenty papierowe i nośniki to bomba z opóźnionym zapłonem. Profesjonalna firma niszcząca dokumenty zadba o ich utylizację zgodnie z przepisami – i dostarczy protokół potwierdzający zniszczenie.

Czy małe firmy też muszą się bać?

To jedno z najczęstszych pytań. Odpowiedź brzmi: nie musisz się bać, ale musisz być świadomy.

RODO obowiązuje każdą firmę, niezależnie od wielkości – również jednoosobową działalność gospodarczą. Urzędy nie kierują się skalą, tylko ryzykiem dla osób, których dane są przetwarzane.

Dlatego im mniej formalności w firmie – tym większa odpowiedzialność właściciela.

Czy da się zminimalizować ryzyko do zera?

Nie. Ale możesz je sprowadzić do poziomu, który nie spędza Ci snu z powiek.

Najlepszym podejściem jest zasada: „mniej danych, lepsza kontrola, więcej świadomości”.

Pytania, które warto sobie zadać:

1. Czy wiem, jakie dane przetwarzam i dlaczego?
2. Czy mam zgodę na każde działanie marketingowe?
3. Czy moja polityka prywatności jest aktualna i czytelna?
4. Czy moi pracownicy wiedzą, co robić w razie naruszenia danych?
5. Czy mam podpisane umowy powierzenia z podmiotami zewnętrznymi?
6. Czy dane klientów są przechowywane zgodnie z zasadą minimalizacji?
7. Czy prowadzę rejestr czynności przetwarzania?
8. Czy wiem, jak zgłosić naruszenie do UODO?
9. Czy regularnie aktualizuję procedury ochrony danych?
10. Czy dokumenty papierowe są odpowiednio niszczone?