Czemu służy i na czym polega ochrona danych osobowych – RODO
Zatrzymaj się na chwilę. Zastanów się, ile razy w ciągu ostatniego tygodnia podałeś swoje dane osobowe – w formularzu online, sklepie, u lekarza, a może podczas zakładania konta w aplikacji. Te dane są dziś walutą – a RODO to tarcza, która ma Cię chronić. Prowadząc firmę nie raz zdarzyło Ci się zauważyć, że prawem chroniącym dane osobowe, czy Twoje czy innych, jest właśnie RODO. Ale czym ono właściwie jest? Przyjrzyjmy się temu dokładnie.
Czym jest RODO?
RODO, czyli Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (ang. GDPR), to akt prawny obowiązujący w całej Unii Europejskiej od 25 maja 2018 r. Jego celem jest ochrona prywatności i danych osobowych osób fizycznych. Określa on zasady przetwarzania danych osobowych osób fizycznych w Unii oraz poza nią, w zależności od tego, czy dana firma zajmuje się handlem swoimi produktami poza nią.
Omawiane Rozporządzenie dotyczy każdej organizacji, która gromadzi, przechowuje lub ma do czynienia z danymi identyfikującymi osoby – od dużych korporacji po jednoosobowe przedsiębiorstwa. Oznacza to, że nawet niewielka firma prowadząca sprzedaż online czy lokalny salon usługowy musi przestrzegać zasad ochrony danych klientów i pracowników. Regulacja obejmuje nie tylko dane oczywiste, jak imię czy adres, ale również adresy IP, identyfikatory urządzeń i dane behawioralne użytkowników. Co więcej, RODO nakłada obowiązek transparentnej komunikacji z osobami, których dane są zbierane, oraz odpowiedzialności za sposób ich zabezpieczenia, niezależnie od skali działalności.
Czemu służy RODO?
Główna funkcja RODO to kontrola przepływu danych, tak aby były chronione przed nieupoważnionymi osobami. Każda osoba, której dotyczy jakikolwiek dokument ma prawo wiedzieć:
- kto zbiera jej dane,
- po co je zbiera,
- jak długo je przetwarza,
- komu je udostępnia,
- a także może zażądać ich poprawienia, usunięcia lub przeniesienia.
RODO służy również firmom: dzięki jasnym zasadom zyskujesz większe zaufanie klientów i przejrzystość działania.
Na czym polega stosowanie RODO w praktyce?
1. Legalność przetwarzania danych
Aby dana osoba miała prawo do przetwarzania danych, musi mieć m.in.: zgodę użytkownika danych, jasne dla niego zasady dlaczego będą przetwarzane dane czy też uzasadnienie wykorzystania jego prywatnych informacji itd.
Należy za każdym razem dokumentować podstawę prawną, aby móc wykazać zgodność działań z RODO. W obowiązku takiej osoby również jest upewnić się, że pracownicy wiedzą, na jakiej podstawie zbierają dane i jak ją komunikować klientom. Dzięki temu Twoja firma zbuduje zaufanie i zminimalizuje ryzyka prawne.
2. Transparentność
Użytkownik powinien wiedzieć, co będzie robione z jego danymi. Dlatego każda firma powinna mieć przejrzystą politykę prywatności i informować o celach przetwarzania. Transparentność oznacza także jasny język – bez skomplikowanych prawniczych sformułowań. Powinno się informować użytkowników w sposób zrozumiały, łatwy do znalezienia i dostępny na każdym etapie korzystania z Twoich usług. To podstawa etycznego marketingu i długofalowej relacji z klientem.
3. Minimalizacja danych
Żadna firma nie powinna zbierać danych „na zapas”. W sferze przetwarzania należy jedynie wykorzystywać tylko to, co rzeczywiście jest potrzebne do wykonania danego zadania. Takie podejście zmniejsza odpowiedzialność i koszty, związane z zarządzaniem informacjami. Ograniczenie zbierania danych ułatwia również spełnienie obowiązków informacyjnych i szybsze reagowanie na żądania użytkowników, takie jak prawo do usunięcia danych. To także jasny sygnał, że ceniona jest prywatność klientów.
4. Ograniczenie przechowywania
Danych nie można przechowywać wiecznie. Powinno się określić i wdrożyć politykę archiwizacji i niszczenia danych, po ustalonym czasie. Szczególnie ważne jest niszczenie dokumentów z danymi osobowymi. Co jest bardzo istotne i ważne w działaniu takich firm jak nasza – AWK Kasprzak. Regularne audyty pozwalają upewnić się, że dane są aktualne, a przetwarzanie uzasadnione. Wdrożenie jasnych procedur porządkowania i usuwania danych zwiększa bezpieczeństwo oraz zmniejsza ryzyko wycieków. Skorzystanie z profesjonalnych firm, które utylizują dokumenty w klarowny i zgodny z prawem sposób ułatwia zarządzanie niepotrzebnymi dokumentami i nośnikami danych. To także dowód profesjonalizmu Twojej firmy.
5. Zabezpieczenia techniczne i organizacyjne
Zadbaj o odpowiednie hasła, szyfrowanie, uprawnienia, backupy i procedury awaryjne – bezpieczeństwo danych to nie opcja, to obowiązek. Bezpieczne przetwarzanie danych wymaga stałego monitoringu systemów i regularnych aktualizacji oprogramowania. Ważne jest także wdrożenie szkoleń dla pracowników, aby wiedzieli, jak reagować na próby phishingu i inne cyberzagrożenia. Stosowanie polityk bezpieczeństwa, segmentacja dostępu do danych i regularne testy penetracyjne znacznie zmniejszają ryzyko naruszeń. Warto też zainwestować w audyty bezpieczeństwa, aby w porę wykrywać i usuwać luki.
Kto musi stosować RODO?
- przedsiębiorcy prowadzący sklepy internetowe,
- biura rachunkowe i doradcy podatkowi,
- kancelarie prawne, medyczne, kosmetyczne,
- instytucje edukacyjne i szkoleniowe,
- fundacje, stowarzyszenia, NGO,
- każda osoba zatrudniająca pracowników.
Jeśli przetwarzasz dane takie jak imię, nazwisko, e-mail, adres, numer telefonu, PESEL – RODO dotyczy również Ciebie.
Co grozi za nieprzestrzeganie RODO?
1. Kary finansowe
Mogą sięgać nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy, zależnie od wagi naruszenia.
2. Odpowiedzialność cywilna
Każda osoba, której dane zostały naruszone, ma prawo żądać odszkodowania.
3, Utrata reputacji
W dobie mediów społecznościowych informacja o wycieku danych rozchodzi się szybciej niż sam wyciek.
Chcesz wiedzieć więcej na temat tego co grozi za naruszenie przepisów RODO? Rozwiej swoje wątpliwości i postaw na naszą utylizację dokumentów.
Jak zacząć stosować RODO w firmie?
1. Przeprowadź audyt danych
Zbadaj, jakie dane przetwarzasz, skąd pochodzą i dokąd trafiają. To pierwszy krok do kontroli i zgodności.
2. Stwórz dokumentację
Wprowadź politykę prywatności, rejestr czynności przetwarzania, wzory zgód, umowy powierzenia danych.
3. Szkol zespół
Twoi pracownicy muszą wiedzieć, jak chronić dane – i co zrobić w przypadku naruszenia.
4. Zadbaj o bezpieczne niszczenie dokumentów
Nie przechowuj danych dłużej niż trzeba. Skorzystaj z usług profesjonalnych firm zajmujących się niszczeniem dokumentów, które zapewniają zgodność z przepisami i wystawiają protokół zniszczenia.
Jakie prawa daje RODO osobom fizycznym?
- prawo do dostępu do danych,
- prawo do ich sprostowania,
- prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”),
- prawo do ograniczenia przetwarzania,
- prawo do przenoszenia danych,
- prawo do sprzeciwu,
- prawo do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na profilowaniu.
RODO to obowiązek, ale też szansa
RODO nie jest wrogiem przedsiębiorcy. Wręcz przeciwnie – to okazja, by zbudować firmę opartą na zaufaniu, przejrzystości i odpowiedzialności. Klienci coraz częściej wybierają marki, które szanują ich prywatność i traktują dane z należytą troską.
