Protokół zniszczenia dokumentów (nazywany również certyfikatem utylizacji dokumentów) to nie papier dla formalności. To realny dowód, że Twoja firma wypełniła obowiązki, wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych, w tym RODO. Zabezpiecza on interesy firmy na wypadek kontroli. Jest on tarczą prawną i dowodem odpowiedzialności.
Co to jest protokół zniszczenia dokumentów?
To dokument wystawiany przez firmę, która świadczy usługę profesjonalnego niszczenia dokumentów (np. AWK Kasprzak). Potwierdza on:
- odbiór dokumentów,
- sposób i datę ich zniszczenia,
- zgodność procesu z przepisami prawa i normą DIN 66399,
- rodzaj nośników danych (papier, dyski, płyty CD itd.),
- dane klienta oraz wykonawcy,
- podpis osoby odpowiedzialnej za utylizację.
📄 Taki dokument powinien być archiwizowany w firmie minimum przez 5 lat – dla celów dowodowych i zgodności z RODO.
Dlaczego protokół / certyfikat jest tak ważny?
1. Dowód legalności
W razie kontroli z UODO, ZUS, PIP czy innego organu – musisz wykazać, że dokumenty zostały zniszczone prawidłowo i w odpowiednim czasie. Samo „wyrzucenie ich do niszczarki” nie wystarczy.
2. Ochrona przed odpowiedzialnością
Brak potwierdzenia zniszczenia może skutkować:
- zarzutem przetwarzania danych po ustaniu podstawy prawnej,
- nałożeniem kary za niedopełnienie obowiązków administratora danych,
- odpowiedzialnością karną lub cywilną w razie wycieku.
3. Przejrzystość wobec klientów i kontrahentów
Coraz więcej firm i instytucji wymaga od partnerów dowodów zgodności z przepisami o ochronie danych. Certyfikat zniszczenia to znak, że Twoja firma traktuje dane z należytą starannością.
Jak wygląda protokół zniszczenia dokumentów od AWK?
Protokół zniszczenia wystawiany przez AWK zawiera:
- datę odbioru i datę utylizacji,
- dokładną ilość i rodzaj zniszczonego materiału (np. 8 kartonów dokumentów papierowych, 2 dyski SSD),
- miejsce i metodę zniszczenia (z podaniem poziomu normy DIN 66399),
- numer protokołu, dane kontaktowe klienta i firmy,
- podpis osoby odpowiedzialnej za wykonanie usługi.
💡 W razie potrzeby certyfikat utylizacji dokumentów może być uzupełniony o załączniki (np. lista odebranych kartonów, dokumentacja fotograficzna, raport z monitoringu procesowego).
Kiedy i komu potrzebny jest certyfikat zniszczenia?
- firmom po zakończeniu archiwizacji,
- instytucjom publicznym (szpitale, urzędy, szkoły),
- kancelariom prawnym i notarialnym,
- biurom rachunkowym,
- każdej firmie, która przetwarza dane osobowe lub dane wrażliwe.
Co warto zapamiętać?
Protokół zniszczenia dokumentów to nie formalność.
To dowód, że Twoja firma działa odpowiedzialnie.
To dokument, który może uratować reputację i budżet w trudnym momencie.
Jeśli zlecasz niszczenie dokumentów – zawsze pytaj o protokół – potwierdzenie zniszczenia dokumentów.
Jeśli szukasz partnera, który rozumie wagę tego procesu – AWK Kasprzak zrobi to za Ciebie, zgodnie z przepisami, w pełnej poufności i z pełną dokumentacją.
Chcesz zobaczyć, jak wygląda przykładowy protokół zniszczenia dokumentów?
👉 Skontaktuj się z nami – wyślemy wzór i bezpłatnie doradzimy, jak wdrożyć regularną procedurę utylizacji dokumentów w Twojej firmie.
