Wyobraź sobie sytuację: kończysz rok podatkowy, segregujesz dokumenty, zamykasz archiwa… i nagle uświadamiasz sobie, że część faktur, umów i zestawień przechowujesz od kilkunastu lat. Tyle że nie musisz. I wcale nie powinieneś.
Przetrzymywanie niepotrzebnych dokumentów księgowych to nie tylko chaos, ale realne ryzyko. Wyciek danych, naruszenie RODO, niepotrzebne koszty magazynowania – to wszystko możesz zminimalizować, wdrażając bezpieczny proces – niszczenie dokumentów.
Ten artykuł powstał, aby pomóc Ci zrozumieć, kiedy, jak i dlaczego warto zająć się tym tematem profesjonalnie – zanim zrobi to urząd skarbowy, UODO albo… nieuczciwy pracownik.
Co to są dokumenty księgowe i jak długo należy je przechowywać?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, większość dokumentów księgowych należy przechowywać przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Dotyczy to m.in.:
- faktur i rachunków,
- raportów kasowych,
- dowodów księgowych i sprawozdań finansowych,
- umów z kontrahentami i podwykonawcami.
W przypadku dokumentów pracowniczych okres ten może wynosić nawet 10 lub 50 lat, zależnie od formy zatrudnienia i roku podpisania umowy.
Co grozi za nieprawidłowe przechowywanie lub usuwanie dokumentów księgowych?
Brak kontroli nad dokumentacją może prowadzić do poważnych konsekwencji:
- Kary za naruszenie przepisów RODO, jeśli dane osobowe zostały ujawnione lub nieprawidłowo zniszczone.
- Problemy w razie kontroli skarbowej, jeśli dokumentacja została zniszczona przed upływem wymaganego terminu.
- Odpowiedzialność zarządu firmy, jeśli brak dokumentacji wpłynie na postępowania sądowe lub windykacyjne.
- Utrata reputacji, zwłaszcza gdy chodzi o dane klientów lub kontrahentów.
Dlatego niszczenie dokumentów księgowych musi być działaniem zaplanowanym, zgodnym z przepisami i udokumentowanym.
Kiedy i jak bezpiecznie niszczyć dokumenty księgowe?
1. Sprawdź daty i okresy przechowywania
Przejrzyj archiwum i oznacz dokumenty, które przekroczyły wymagany okres przechowywania. Można użyć prostego systemu etykiet kolorystycznych lub kodów rocznych.
2. Opracuj politykę archiwizacji i niszczenia
Ustal wewnętrzne procedury: kto decyduje o niszczeniu, jak dokumentuje ten proces, gdzie są przechowywane dokumenty „do usunięcia”.
3. Korzystaj z profesjonalnych usług niszczenia dokumentów
Firmy takie jak AWK z Bydgoszczy oferują odbiór dokumentów w zabezpieczonych pojemnikach, ich certyfikowane niszczenie oraz wystawienie protokołu potwierdzającego zgodność z przepisami.
4. Nie zapominaj o dokumentach cyfrowych
Usuwanie danych z komputera nie wystarczy. Trzeba zadbać o trwałe usunięcie plików z nośników, backupów i chmur – zgodnie z zasadą „privacy by design”.
Co zyskujesz, wdrażając procedury niszczenia dokumentów księgowych?
- Bezpieczeństwo prawne – działasz zgodnie z przepisami i masz na to dokumentację.
- Spokój psychiczny – nie boisz się kontroli ani wycieku danych.
- Więcej przestrzeni – dosłownie i mentalnie, bo pozbywasz się zbędnego balastu.
- Wiarygodność w oczach klientów – pokazujesz, że dbasz o ich dane.
Dla kogo to szczególnie ważne?
- Dla biur rachunkowych i księgowych, które przechowują dokumentację dziesiątek firm.
- Dla działów HR i administracji, które zarządzają dokumentacją pracowniczą.
- Dla właścicieli sklepów internetowych, którzy przetwarzają dane klientów i realizują zwroty (np. zgodnie z przepisami BDO).
- Dla przedsiębiorców z branż regulowanych – prawnicy, doradcy, pośrednicy.
Jak wybrać zaufanego partnera do niszczenia dokumentów księgowych?
Zwróć uwagę na:
- referencje i doświadczenie – czy firma pracuje z innymi podmiotami w Twojej branży?
- zgodność z RODO i ISO – czy oferuje certyfikaty zgodności?
- możliwość odbioru dokumentów u klienta – im mniej kontaktu z dokumentacją, tym lepiej.
- czy oferuje protokół zniszczenia – to ważny dokument w razie kontroli.
AWK, jako firma z Bydgoszczy, oferuje te usługi kompleksowo i zgodnie z przepisami – zarówno dla małych firm, jak i dużych biur rachunkowych.
Działać teraz czy czekać?
Wiesz już, że dokumenty same się nie zniszczą – a ich gromadzenie generuje ryzyko i koszty. Zamiast zostawiać to na „kiedyś”, warto podjąć pierwsze działania już dziś.
Zacznij od przeglądu archiwum. Później ustal procedury. Jeśli czujesz, że to zadanie Cię przerasta – zleć to profesjonalistom. Będziesz spać spokojniej.
Pytania pomocnicze, które warto sobie zadać:
- Ile dokumentów przechowuję „na wszelki wypadek”?
- Czy wiem, które dokumenty powinienem trzymać, a które mogę usunąć?
- Czy mam politykę archiwizacji i niszczenia dokumentów w firmie?
- Czy moja firma jest gotowa na kontrolę RODO?
- Czy zlecam niszczenie dokumentów certyfikowanej firmie?
- Czy mam potwierdzenie każdego procesu niszczenia?
- Czy dane moich klientów i pracowników są bezpieczne?
- Czy dokumenty cyfrowe są usuwane trwale, a nie tylko „kasowane”?
- Jakie ryzyko niosę, przechowując stare dane?
- Kiedy ostatni raz przeglądałem archiwum?
