Na spotkaniu z przedsiębiorcą prowadzącym działalność od ponad dekady padło pytanie, które – choć wydaje się banalne – porusza sedno odpowiedzialnego zarządzania: „Czy te faktury z 2016 roku mogę już wyrzucić?”
Nie chodziło o oszczędność miejsca. Chodziło o coś więcej: czy możemy budować przyszłość firmy, jeśli nie mamy jasności, co zachować, a co zniszczyć?
Bo dokumenty księgowe to nie tylko obowiązek wobec urzędów. To zapis decyzji, kierunku, intencji. Ich przechowywanie – a później niszczenie – powinno być świadomym wyborem, nie przypadkiem.
Dlaczego dokumenty księgowe wymagają szczególnej uwagiKażda faktura, bilans, umowa czy potwierdzenie operacji finansowej to element układanki, która składa się na legalność, przejrzystość i wiarygodność działalności.
To nie tylko zasady księgowości. To kwestia:
- odpowiedzialności zarządu,
- ochrony przed karami,
- i budowania zaufania – zarówno wewnątrz firmy, jak i poza nią.
Dopóki dokument istnieje, może Cię chronić. Gdy go nie ma – pozostaje pytanie: dlaczego?
Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?
Zgodnie z art. 74 ustawy o rachunkowości:
- Dowody księgowe, księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe i dokumenty inwentaryzacyjne należy przechowywać przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.
- Sprawozdania finansowe – należy przechowywać bezterminowo (lub co najmniej 50 lat według zaleceń części ekspertów).
- Dokumenty dotyczące podatków (np. deklaracje VAT, PIT, CIT) – również 5 lat, ale liczonych od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku.
📌 Przykład: Faktura z grudnia 2018 – musi być przechowywana do końca 2024 roku.
Co można niszczyć – i kiedy?
Niszczenie dokumentów księgowych to nie gest symboliczny. To decyzja operacyjna, którą trzeba poprzedzić:
- upewnieniem się, że minął wymagany okres przechowywania,
- sprawdzeniem, czy dokumenty nie są potrzebne w trwających postępowaniach (skarbowych, cywilnych, sądowych),
- zarchiwizowaniem wersji elektronicznej – jeśli dokument był wcześniej zeskanowany i podpisany elektronicznie.
Co ważne: zniszczenie musi być nieodwracalne. Tylko wtedy dokument przestaje istnieć również w świetle prawa. Dlatego warto korzystać z rozwiązań zgodnych z normą DIN 66399, która opisuje poziomy bezpieczeństwa niszczenia (np. P-3, P-4 dla dokumentów zawierających dane osobowe lub wrażliwe).
Potrzebne niszczenie dokumentów?
AWK Kasprzak – Niszczenie dokumentów
Krzysztof Wizner
📞 Telefon: tel. 572012134
📧 E-mail: Formularz kontaktowy
Czy muszę przechowywać dokumenty papierowe, jeśli mam skany?
Nie zawsze. Od 2018 roku, zgodnie z nowelizacją ustawy o rachunkowości, firmy mogą prowadzić archiwum w formie elektronicznej, jeśli zapewnione są:
- autentyczność pochodzenia,
- integralność treści,
- i czytelność dokumentu.
Warunkiem jest stosowanie np. podpisu kwalifikowanego, pieczęci elektronicznej lub systemu ERP spełniającego wymagania audytu.
Czy każda faktura musi być zachowana w oryginale?
Nie. Faktury elektroniczne mają taką samą moc prawną jak papierowe. Jeśli zostały przesłane, odebrane i zarchiwizowane w systemie – nie trzeba ich drukować.
Jakie ryzyko niesie przedwczesne zniszczenie dokumentu?
- Kara do 1,5 mln zł za brak dokumentacji w razie kontroli podatkowej,
- Problemy z dowodzeniem kosztów, przychodów lub prawidłowości rozliczeń,
- Odpowiedzialność członka zarządu z art. 77 Kodeksu karnego skarbowego.
Nie chodzi o strach. Chodzi o świadomość.
Krok po kroku – jak prowadzić mądrą politykę przechowywania dokumentów księgowych?
Krok 1: Nadaj dokumentom kategorię znaczenia
Nie każdy dokument ma tę samą wagę. Dobrze oznaczyć je jako:
- operacyjne (do bieżącej pracy),
- strategiczne (dla decyzji zarządczych),
- obowiązkowe (przechowywane ze względu na przepisy).
Krok 2: Zautomatyzuj archiwizację
System ERP, foldery z datami, elektroniczny obieg dokumentów – to nie tylko wygoda.
To ochrona przed błędami i dowód dbałości o transparentność.
Krok 3: Zaplanuj utylizację zgodnie z harmonogramem
Nie trzymaj dokumentów „na zawsze”. Przechowywanie ponad wymagany czas to koszt – fizyczny, organizacyjny i prawny (np. RODO).
Wyznacz raz w roku „okno audytu” i przeglądaj dokumenty do zniszczenia. Zrób to systemowo.
Przechowywanie dokumentów księgowych to więcej niż obowiązek
To świadomy wybór między reakcją a proaktywnością.
Zamiast działać, gdy przychodzi kontrola, działaj wcześniej. Zamiast gasić pożary, buduj archiwum, które chroni i porządkuje.
Bo każda decyzja zostawia ślad. Dobrze, jeśli wiesz, gdzie go znaleźć – i kiedy go usunąć.
