Masz stosy papierów, które zalegają w firmowym archiwum, ale nie wiesz, co możesz już bezpiecznie zutylizować? A może boisz się wyrzucić coś ważnego lub popełnić błąd, który narazi firmę na problemy prawne?
Ten artykuł to Twoje praktyczne kompendium wiedzy – dowiesz się, jak krok po kroku przygotować dokumenty do zniszczenia, by proces był bezpieczny, zgodny z RODO i… po prostu bezproblemowy.
Dlaczego warto uporządkować dokumenty przed zniszczeniem?
Zanim zamówisz utylizację dokumentów, warto zrobić porządek. To nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale też:
- mniejsze ryzyko przypadkowego zniszczenia ważnych akt,
- szybszy odbiór przez firmę zewnętrzną,
- większa kontrola nad tym, co trafia do utylizacji.
Im lepiej przygotujesz dokumentację, tym sprawniej przebiegnie cały proces.
Potrzebne niszczenie dokumentów?
AWK Kasprzak – Niszczenie dokumentów
Krzysztof Wizner
📞 Telefon: tel. 572012134
📧 E-mail: Formularz kontaktowy
Krok 1: Stwórz prosty system selekcji
Podziel dokumenty na trzy kategorie:
- Do zniszczenia – czyli dokumenty, których okres przechowywania minął (np. faktury starsze niż 5 lat, kadry powyżej 50 lat).
- Do zachowania – aktywne umowy, bieżące sprawy, dokumenty w okresie obowiązkowego przechowywania.
- Do weryfikacji – wszystko, co budzi wątpliwości – tu warto skonsultować się z działem prawnym lub księgowością.
📌 Tip: Użyj kolorowych etykiet, skrzynek lub list kontrolnych – nawet prosta legenda ułatwia orientację i oszczędza godziny pracy.
Krok 2: Pozbądź się zbędnych dodatków
Dokumenty przed przekazaniem do zniszczenia powinny być:
- bez segregatorów, koszulek i zszywek – chyba że firma utylizująca akceptuje je w standardzie (my akceptujemy!),
- niezwiązane gumkami, klipsami czy drutami,
- zapakowane w kartony lub worki zgodnie z zaleceniami operatora.
Ułatwi to transport, przyspieszy proces i pozwoli uniknąć dodatkowych opłat.
Krok 3: Zadbaj o zgodność z prawem
Przygotowanie dokumentów do utylizacji to nie tylko porządek. Musisz zadbać o:
- klasyfikację danych zgodnie z RODO – poufne dane osobowe nie mogą być niszczone byle jak,
- ewidencję tego, co niszczysz – w razie kontroli musisz wykazać, kiedy i na jakiej podstawie coś zostało zutylizowane,
- odpowiednią klasę bezpieczeństwa niszczenia – dla dokumentów z danymi osobowymi minimum to klasa P-3, najlepiej P-4 lub P-5.
Krok 4: Skonsultuj się z firmą utylizacyjną
Każda firma specjalizująca się w utylizacji dokumentów ma swoje procedury i wymagania. Zapytaj:
- jakie opakowania akceptują (worki, kartony, pojemniki plombowane),
- czy demontują zszywki i spinacze, czy musisz zrobić to sam,
- jak dokumentują proces niszczenia – czy wystawiają certyfikat, protokół, nagranie.
Profesjonalny partner pomoże Ci zoptymalizować proces i uniknąć niepotrzebnego stresu.
Krok 5: Zachowaj potwierdzenie zniszczenia
Po zakończonej utylizacji powinieneś otrzymać:
- protokół lub certyfikat zniszczenia,
- datę, zakres i rodzaj zniszczonych dokumentów,
- oznaczenie partii/transportu,
- dane firmy, która wykonała usługę.
To Twoja ochrona w razie kontroli, reklamacji lub dochodzeń wewnętrznych. Warto przechowywać dokumentację zniszczenia minimum 5 lat.
Przygotowanie dokumentów do zniszczenia – najczęstsze błędy
❌ Niszczysz dokumenty bez selekcji – ryzykujesz utratę ważnych danych.
❌ Przekazujesz akta w segregatorach – możesz zapłacić więcej.
❌ Nie masz potwierdzenia zniszczenia – narazisz się na karę z RODO.
❌ Niszczysz dane zbyt wcześnie – złamiesz przepisy o okresie przechowywania.
❌ Wybierasz firmę bez certyfikatów – a odpowiedzialność i tak spadnie na Ciebie.
Profesjonalna utylizacja dokumentów zaczyna się od dobrego przygotowania. Dzięki niemu:
- unikniesz chaosu w archiwum,
- zabezpieczysz dane zgodnie z prawem,
- skrócisz czas realizacji zlecenia,
- zyskasz pewność i spokój.
To tylko kilka prostych kroków – ale robią ogromną różnicę.
