W jednym z biur, które odwiedziłem jako konsultant, segregatory zajmowały więcej metrów kwadratowych niż biurka.
Szuflady wypychały się same, a jedna z pracownic – z rozbrajającą szczerością – powiedziała: „Ja wiem, że część tych papierów już dawno mogła zniknąć. Ale jak coś się kiedyś przyda?”
I to jest właśnie problem większy niż się wydaje.
Nie chodzi o bałagan. Chodzi o brak systemu, przez który dokumenty w firmach stają się kulą u nogi zamiast tarczą chroniącą przed błędami i karami.
Dlaczego przechowywanie dokumentów to temat, którego nie warto spychać na później?
W świecie, gdzie wszystko się da „wrzucić w chmurę”, łatwo zapomnieć, że dokumenty nadal mają swoją wagę – prawną, operacyjną, finansową.
Przechowywanie dokumentów to nie fanaberia księgowości.
To dowód, że firma wie, co robi, kiedy to zrobiła i kto za to odpowiada.
Bo kiedy kontrola zapyta o fakturę z 2021 roku, nikt nie będzie miał czasu na przeszukiwanie folderów opisanych jako „RÓŻNE_STARE_RZECZY”.
Dlaczego przechowywanie dokumentów to temat, którego nie warto spychać na później?
W świecie, gdzie wszystko się da „wrzucić w chmurę”, łatwo zapomnieć, że dokumenty nadal mają swoją wagę – prawną, operacyjną, finansową.
Przechowywanie dokumentów to nie fanaberia księgowości.
To dowód, że firma wie, co robi, kiedy to zrobiła i kto za to odpowiada.
Bo kiedy kontrola zapyta o fakturę z 2021 roku, nikt nie będzie miał czasu na przeszukiwanie folderów opisanych jako „RÓŻNE_STARE_RZECZY”.
Ciekawostka: dokumenty w firmach to ok. 60–80% „ukrytego kosztu operacyjnego”
Według raportów McKinsey i IDC:
20% czasu pracy biurowej to szukanie informacji,
przeciętny koszt przechowywania 1 metra akt to ok. 150–300 zł rocznie,
firmy tracą średnio 1 na 20 dokumentów – bezpowrotnie.
To nie są dane księgowe. To dane operacyjne, które pokazują realną przewagę tych, którzy mają porządek.
Chcesz działać sprawniej?
Nie musisz od razu budować archiwum narodowego.
Ale jeśli zrobisz porządek z dokumentami, zyskasz spokój, czas i przestrzeń na rzeczy, które naprawdę mają znaczenie.
Dobre przechowywanie dokumentów nie jest sztuką organizacji. To umiejętność zarządzania odpowiedzialnością.
A to – zawsze robi wrażenie.
Potrzebne niszczenie dokumentów?
AWK Kasprzak – Niszczenie dokumentów
Krzysztof Wizner
📞 Telefon: tel. 572012134
📧 E-mail: Formularz kontaktowy
Jak długo przechowywać dokumenty? (Q&A)
Czy trzeba trzymać wszystko?
Nie. I właśnie dlatego warto mieć procedurę.
📌 Faktury i księgowość – 5 lat od końca roku podatkowego
📌 Umowy cywilnoprawne – do czasu przedawnienia roszczeń + 1 rok
📌 Akta osobowe (po 2019) – 10 lat dla nowych pracowników
📌 Akta osobowe (do 2018) – 50 lat, chyba że złożono ZUS RIA
📌 Dokumenty BHP i medyczne – 10–30 lat
Zobacz? To nie „wszystko albo nic”. To konkretne okresy, które można ogarnąć. Wystarczy wiedzieć, co przechowywać i jak długo.
5 kroków do uporządkowanego systemu przechowywania dokumentów
Krok 1: Oddziel „ważne” od „zbędnego”
Nie wszystko, co masz na papierze, ma sens istnienia.
Zanim zaczniesz układać, zrób selekcję. Zostaw tylko to, co ma uzasadnienie prawne lub operacyjne.
Resztę? Utylizuj – bez sentymentów. Możesz użyć normy DIN 66399, jeśli dokument zawiera dane osobowe lub strategiczne.
Krok 2: Ustal system przechowywania – papier czy cyfrowo?
Nie musisz wybierać jednej drogi. Dobrze działające firmy używają hybryd:
- dokumenty wymagane w oryginale – papier, w oznaczonych segregatorach lub kartonach,
- dokumenty robocze, umowy do wglądu – zeskanowane i zabezpieczone hasłem,
- faktury i obieg dokumentów – zintegrowane z programem księgowym lub DMS.
To nie rocket science. To efektywność.
Krok 3: Zadbaj o dostępność, ale z kontrolą
Dokument, do którego nikt nie ma dostępu, nie istnieje.
Dokument, do którego dostęp ma każdy, jest zagrożeniem.
👉 Wybierz osoby odpowiedzialne za konkretne zasoby.
👉 Zdefiniuj, kto ma prawo przeglądać, edytować, przesyłać lub usuwać.
👉 Dla wersji cyfrowych zastosuj logi dostępu i backupy.
Krok 4: Określ miejsce i sposób przechowywania
Dla dokumentów papierowych:
- suche, zabezpieczone pomieszczenie,
- oznakowane kartony lub szafy aktowe,
- harmonogram przeglądów i utylizacji.
Dla dokumentów cyfrowych:
- chmura z certyfikatem bezpieczeństwa (np. ISO 27001),
- przechowywanie w formatach edytowalnych i archiwalnych (np. PDF/A),
- kopie zapasowe co najmniej raz na tydzień.
Krok 5: Ustal zasady niszczenia dokumentów
Każdy dokument ma swój „termin ważności”.
Brak usuwania przeterminowanej dokumentacji to koszt, nie zabezpieczenie.
- po upływie terminu – fizyczna utylizacja (z protokołem),
- w systemach – usuwanie automatyczne lub przez administratora,
- rejestr dokumentów zniszczonych – warto mieć.
Najczęstsze pytania (Q&A)
Czy muszę mieć segregatory z każdej dziedziny?
Nie. Możesz grupować dokumenty tematycznie, rocznikowo lub według działów.
Liczy się logika – nie liczba teczek.
Czy przechowywanie dokumentów w domu to problem?
Jeśli jesteś przedsiębiorcą i masz kontrolę nad dostępem – nie. Ale musisz zadbać o bezpieczeństwo fizyczne i RODO.
Czy skan wystarczy jako dokument?
W wielu przypadkach tak – o ile jest opatrzony podpisem elektronicznym lub ma status „kopii zgodnej”. Ale są dokumenty (np. oryginały aktów notarialnych), które muszą pozostać fizyczne.
Ciekawostka: dokumenty w firmach to ok. 60–80% „ukrytego kosztu operacyjnego”
Według raportów McKinsey i IDC:
- 20% czasu pracy biurowej to szukanie informacji,
- przeciętny koszt przechowywania 1 metra akt to ok. 150–300 zł rocznie,
- firmy tracą średnio 1 na 20 dokumentów – bezpowrotnie.
To nie są dane księgowe. To dane operacyjne, które pokazują realną przewagę tych, którzy mają porządek.
Chcesz działać sprawniej?
Nie musisz od razu budować archiwum narodowego.
Ale jeśli zrobisz porządek z dokumentami, zyskasz spokój, czas i przestrzeń na rzeczy, które naprawdę mają znaczenie.
Dobre przechowywanie dokumentów nie jest sztuką organizacji.
To umiejętność zarządzania odpowiedzialnością. A to – zawsze robi wrażenie.
