Prawidłowa archiwizacja to jeden z obowiązkowych procesów w każdej firmy, niezależnie od branży. Proces ten w całym systemie dokumentacji, tak jak prawidłowe brakowanie i utylizacja, zabezpiecza prawnie, finansowo, ale także przed wyciekami, każdy dokument, który nie może zostać jeszcze poddany zniszczeniu. Świadome zarządzanie systemem nośników danych porządkuje działalność przedsiębiorstwa, chroni własność intelektualną i zapewnia ciągłość czynności w codzienności. Poniżej pokażę Ci, jak zamienić ten obowiązek w sprawny mechanizm zarządzania magazynowania informacji.
Klasyfikacja a kwalifikacja
Zanim przejdziemy do oznakowania symbolami, pozwól, że rozróżnię dwa istotne pojęcia, które stanowią ramy dla Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA):
- Klasyfikacja: odpowiada na pytanie „czym jest ten dokument?”. To proces grupowania dokumentacji w logiczne klasy tematyczne, tworzące strukturę archiwum.
- Kwalifikacja: odpowiada na pytanie „jak długo musimy go przechowywać?”. To nadanie symbolu literowego (kategorii archiwalnej), który decyduje o dalszym zarządzaniu danym dokumentem.
Podział główny: materiały archiwalne (A) i dokumentacja niearchiwalna (B)
Wszystkie nośniki danych w firmie powinny dzielić się na dwie nadrzędne grupy – oznaczone symbolami, o których pisałem wyżej. Poprzez takie kategoryzowanie, staje się wiadome co będzie dalej z danym dokumentem. Całość odbywa się podczas tzw. brakowania dokumentacji.
Główne kategorie archiwalne
| Symbol | Opis | Okres Przechowywania | Dalsze Postępowanie |
| A | Materiały o wartości historycznej | Wieczysty | Przekazanie do Archiwum Państwowego. |
| B[x] | Dokumentacja o czasowym znaczeniu | x lat (pełnych kalendarzowych) | Zniszczenie po przeprowadzeniu archiwizacji, zgodnie z wytycznymi |
| BE[x] | Dokumentacja podlegająca ocenie. | x lat | Ekspertyza Archiwum Państwowego -> zmiana na A lub zniszczenie. |
| Bc | Dokumentacja manipulacyjna. | Do pełnego wykorzystania | Zniszczenie po wykorzystaniu (bez zgody Archiwum Państwowego). |
Kategoria A: materiały archiwalne o znaczeniu historycznym
To dokumenty o trwałej wartości historycznej, prawnej lub kulturowej. Są częścią narodowego zasobu archiwalnego.
- Zasada: nigdy nie podlegają zniszczeniu.
- Los: po upływie określonego czasu (zwykle 10-25 lat) trafiają do Archiwum Państwowego.
- Przykłady: akta sądowe, księgi stanu cywilnego, księgi wieczyste, oryginały map, akty erekcyjne, statuty, protokoły z posiedzeń zarządu.
Kategoria B: dokumentacja niearchiwalna lub archiwalna tylko przez pewien czas
Dokumenty o czasowym znaczeniu praktycznym. To najczęściej występujący typ akt w przedsiębiorstwach.
- Zasada: przechowywane tylko przez okres przydatności określony przepisami.
- Los: po upływie wymaganego czasu archiwizacji podlegają utylizacji.
- Przykłady: faktury, listy obecności, korespondencja operacyjna, inwentaryzacje.
Szczegółowy podział dokumentacji kategorii B
Sama litera „B” to za mało. System podkategorii precyzuje czas retencji danych.
Kategoria B[x]: określony czas przechowywania
Symbol B łączy się z cyfrą oznaczającą liczbę lat przechowywania (np. B5, B10, B50).
Priorytetowa zasada liczenia terminów:
Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, zaczynając od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym sprawę zakończono.
Przykład: sprawa zakończona w czerwcu 2024 r. (kat. B5) musi być przechowywana do 1 stycznia 2030 r.
- B5 (5 lat): większość dokumentacji księgowej (faktury VAT, księgi podatkowe) – powiązane z przedawnieniem zobowiązań podatkowych.
- B10 (10 lat): dokumentacja ubezpieczeniowa (ZUS) oraz akta pracownicze dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.
- B50 (50 lat): akta osobowe pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. (o ile nie złożono raportów informacyjnych do ZUS).
Uwaga: traktowanie całej dokumentacji kadrowej jednakowo to kosztowny błąd. Należy oddzielić akta osobowe (B50/B10) od dokumentów o krótkim cyklu życia, jak wnioski urlopowe czy listy obecności (często B3 lub B5).
Kategoria BE[x]: dokumentacja wymagająca ekspertyzy
Dotyczy dokumentów, których wartość archiwalną trudno ocenić w momencie ich powstania. Po upływie wskazanego czasu (np. BE10 – po 10 latach) Archiwum Państwowe przeprowadza ekspertyzę.
- Wynik ekspertyzy: przekwalifikowanie na kategorię A (wieczyste zachowanie) lub zgodę na archiwizację prywatną/zniszczenie lub zniszczenie po okresie archiwizacji.
- Zastosowanie: dokumentacja badawczo-rozwojowa, nietypowe analizy strategiczne, sprawy sądowe o charakterze precedensowym.
Kategoria Bc: krótkotrwałe znaczenie
Dokumentacja manipulacyjna, niosąca informacje o doraźnym znaczeniu.
- Zasada: można ją zniszczyć bezpośrednio po wykorzystaniu.
- Przykłady: brudnopisy, kopie (jeśli są oryginały), notatki, zaproszenia, niezamówione oferty handlowe.
Kategorie archiwalne – tabela szczegółowa
| kategoria archiwalna | Opis kategorii | Okres przechowywania | Postępowanie po terminie (Ekspertyza/Brakowanie) | Przykłady dokumentacji |
|---|---|---|---|---|
| A | Materiały archiwalne o wieczystej wartości historycznej, prawnej lub kulturowej. | Wieczyście (na stałe) | Nie podlegają utylizacji; przekazywane do Archiwum Państwowego (zwykle po 25 latach). | Akta konstytucyjne, rejestry publiczne, księgi stanu cywilnego, oryginały map, dokumentacja techniczna o dużym znaczeniu, akta sądowe. |
| B | Dokumentacja archiwalna przez pewien okres (Bx) i o czasowym znaczeniu praktycznym. | Zależny od cyfry przy symbolu (liczba lat) | Utylizacja po upływie terminu archiwizacji prywatnej | Dokumentacja finansowo-księgowa, dokumenty inwentaryzacyjne, akta pracownicze. |
| BE | Dokumentacja wymagająca ponownej oceny po upływie terminu archiwizacji prywatnej. | Zależny od cyfry przy symbolu (liczba lat) | Ekspertyza archiwalna przeprowadzana przez Archiwum Państwowe w celu ewentualnej zmiany kategorii na A. | Dokumentacja o trudnej do ustalenia początkowo wartości, wybrane narady i odprawy pracownicze. |
| Bc | Dokumentacja niearchiwalna wtórna lub o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym. | Do pełnego wykorzystania (zwykle poniżej 1 roku) | Utylizacja bezpośrednio po wykorzystaniu, bez konieczności przekazywania do archiwum zakładowego. | Zaproszenia, notatki robocze, foldery reklamowe, kopie dokumentów (w przypadku posiadania oryginałów). |
| B50 | Dokumentacja archiwalna o 50-letnim okresie przechowywania, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym dokument przestał być wykorzystywany w działalności | 50 lat | Utylizacja dopiero po upływie 50 lat. Przed wymagają takie dokumenty dogłębnej archiwizacji. | Akta osobowe i listy płac (według starych przepisów), protokoły egzaminacyjne i świadectwa nauki. |
| B10 | Dokumentacja archiwalna z okresem 10 lat, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym dokument przestał być wykorzystywany w działalności, | 10 lat | Zniszczenie dokumentacji takowej po upływie 10 lat. | Dokumentacja stosunków ubezpieczeniowych, BHP, pomoc społeczna, akta osobowe (według nowych przepisów). |
| BE10 | Dokumentacja archiwalna, niepewna, która wymaga ponownej ekspertyzy po 10 latach. | 10 lat | Po upływie 10 lat archiwizacji, nośniki danych z tej kategorii wymagają ponownego brakowania z oceną eksperta-archiwisty | Rejestry pomysłów na patenty wynalazków, wybrane plany i sprawozdania jednostek podległych. |
| B5 | Dokumentacja archiwalna z okresem 5 lat, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym dokument przestał być wykorzystywany w działalności, | 5 lat | Utylizacja po upływie 5 lat. | Faktury VAT, księgi podatkowe, dokumentacja rozliczania składek ZUS. |
Zrozumienie kategorii archiwalnych to nie teoria, a codzienna troska o każdy dokument. Audyt dokumentacji w oparciu o powyższe zasady pozwoli Ci uniknąć zatorów informacyjnych, zredukować koszty magazynowania zbędnych nośników danych i – co najważniejsze – zapewni spokój podczas kontroli skarbowych czy audytów RODO.
